Система управления коллекциями - Collections management system

А Система управления коллекциями (CMS), иногда называемый Информационная система коллекций, является программного обеспечения используется коллекционерами коллекционного учреждения или отдельными частными коллекционерами, любителями или энтузиастами коллекционирования. Коллекторские учреждения в первую очередь музеи и архивы и охватывают очень широкий диапазон - от крупных международных организаций до очень маленьких или специализированных учреждений, таких как местные исторические музеи и общества охраны природы. Во-вторых, библиотеки и галереи также собирают учреждения. Системы управления коллекциями (CMS) позволяют отдельным лицам или учреждениям-коллективам организовывать, контролировать и управлять своими объектами коллекций, «отслеживая всю информацию, относящуюся к этим объектам и о них».[1] В более крупных учреждениях CMS может использоваться сотрудниками коллекций, такими как регистраторы, менеджеры коллекций, и кураторы для записи такой информации, как расположение объектов, происхождение, кураторская информация, отчеты о сохранении, профессиональные оценки и истории выставок. Вся эта записанная информация затем также доступна и используется другими институциональными отделами, такими как «образование, членство, бухгалтерский учет и администрация».[2]

Хотя ранние системы управления коллекциями были каталогами баз данных, по сути, цифровых версий карточных каталогов, более современные и продвинутые системы используются для улучшения коммуникации между музейными сотрудниками, а также для автоматизации задач и рабочих процессов, связанных с коллекциями, и управления ими.[3] Системы управления коллекциями также используются для предоставления доступа к информации о коллекциях и объектах учреждения академическим исследователям, институциональным добровольцам и общественности, все чаще через онлайн-методы.[4]

Развитие и история систем управления коллекциями

С тех пор, как в 1960-х годах были разработаны машиночитаемые стандарты для библиотек, музеи проявили интерес к использованию компьютеров для записи информации о своих коллекциях. Однако потребности музеев сильно отличаются от потребностей библиотек; в то время как библиографическая информация об объекте библиотечной коллекции обычно статична, музейные записи постоянно меняются из-за постоянной потребности в добавлении новой информации о музейных объектах в записи.[5] Еще в 1967 г. Компьютерная сеть музея (MCN), неофициальная группа музеев Нью-Йорка, попыталась создать базу данных управления коллекциями под названием GRIPHOS, и в Метрополитен-музей и IBM На конференции 1968 года спикеры обсудили текущие и предлагаемые проекты по автоматизации управления коллекциями.[6] Стремясь координировать исследования по разработке этих систем, профессиональные ассоциации, такие как Координационный комитет музейных банков данных (MDBCC), образованный в 1972 году, были созданы для распространения информации о компьютерах и базах данных среди музеев, заинтересованных во внедрении компьютеризированных систем коллекций.[7] В течение 1980-х годов системы управления коллекциями стали более продвинутыми с появлением реляционных баз данных, которые «[связывают] каждую часть данных с каждой другой частью»,[8] и в это время некоторые из популярных сегодня систем были первоначально разработаны для конкретных учреждений «на основе общих реляционных баз данных» - например, The Museum System от Gallery Systems для Музея искусств Метрополитен и Proficio от Re: Discovery Software для Фонда Томаса Джефферсона. Монтичелло - перед выпуском в качестве коммерческих продуктов.[9] В течение 1990-х годов, когда компьютеры становились все быстрее и дешевле, а также с появлением Интернета, программное обеспечение для управления коллекциями стало гораздо более сложным, способным «представлять изображения, сортировать информацию в любой из множества конфигураций, записывать выставочную информацию, отслеживать местоположения и т. Д. и интерфейс с веб-сайтом музея ".[10]

Хотя в 1960-х годах целью было использование компьютеров для учета коллекций в целях отчетности, исполнительный директор MCN Эверетт Эллин предупредил, что музейные специалисты должны включать в себя публичный доступ в качестве цели, потому что это «не будет стоить усилий, если музеи только создадут прославленную систему хранения документации».[11] Системы управления коллекциями стали важнейшими инструментами в расширении общественного доступа к информации о коллекциях, расширяя типы регистрируемой информации. То, что когда-то было «простым инструментом для хранения и инвентаризации коллекций», стало «надежным и мощным инструментом для сохранения всей информации о музейных объектах», включая интерпретирующий материал, цифровые объекты и цифровые суррогаты. Поскольку некоторые системы управления коллекциями теперь включают Управление цифровыми активами и хранение информации о содержании, многие музейные специалисты начали использовать аббревиатуру CMS для обозначения «Система управления контентом."[12]

Информация, управляемая в системах управления коллекциями

В 1997 году искусствовед и консультант по изучению музейной информации Роберт А. Бэрон изложил требования к системам управления коллекциями не как список видов информации об объектах коллекций, которые должны быть записаны, а как список действий коллекций, таких как администрирование, кредит, выставка, сохранение и поиск,[13] Задачи, за которые музеи отвечали задолго до изобретения компьютеров, и многие современные системы управления коллекциями выходят за рамки каталогизации, помогая управлять этими процессами и рабочими процессами.[14] В Канадская сеть информации о наследии (CHIN) Контрольный список критериев программного обеспечения для управления коллекциями (CMSCC), который представляет собой исчерпывающий список видов информации, которую музей может захотеть записать в CMS, упорядочивает этот список по процессам и действиям, а не по типу информации. Контрольный список «описывает ряд функций, обычно включенных в коммерческую CMS, которые могут помочь музею определить, какие функции имеют приоритет».[15]

Запись объекта

Управление и документирование информации и задач, связанных с объектами, поступающими в музей, включая записи о приобретении или ссуде, квитанции, запись о причине депонирования объекта и запись о возврате объекта его владельцу.

Получение

Управление и документация объектов, добавленных в коллекцию учреждения, в том числе инвентарные номера, каталожные номера, название или название объекта, дата приобретения, способ приобретения и передача права собственности. Существует много различных систем нумерации, и CMS должна позволять учреждению использовать существующую систему нумерации.[16]

Управление запасами

Идентификация объектов, за которые учреждение несет юридическую ответственность, включая объекты взаймы и объекты, которые не были присоединены. Записываемая информация включает местоположение и статус объекта.

Расположение и контроль движения

Записи о текущем и прошлом местонахождении объекта на территории учреждения, чтобы его можно было определить, включая даты перемещения и разрешения на перемещение.

Описание каталога

Информация, которая описывает и идентифицирует объекты, включая создателя / создателя / художника, дату (даты) создания, место создания, происхождение, историю объекта, исследования объекта и связи с другими объектами.

Управление сохранением

Управление информацией о сохранении объекта «от куратора и управление коллекциями перспектива », включая запросы на сохранение, отчеты обследований, отчеты о состоянии, отчеты о профилактических действиях и истории лечения.[17]

Управление рисками

Управление информацией о потенциальных угрозах объектам коллекций, включая документацию о конкретных угрозах, записи превентивных мер, планы и процедуры действий в случае бедствий, а также контакты в чрезвычайных ситуациях.

Управление страхованием и контроль оценки

Документирование потребностей в страховании объектов, за которые несет ответственность организация (включая объекты ссуды), а также денежную стоимость объектов для целей страхования. Это может включать имена и контактную информацию оценщиков, а также историю оценки.

Выставочный менеджмент

Управление выставкой или показом объекта, включая историю выставки и документацию исследований, проведенных на объекте для выставки. Более продвинутые системы управления коллекциями могут иметь возможность представлять информацию из системы на веб-сайте музея или на онлайн-выставке.

Отправка / отгрузка / транспорт

Управление объектами, покидающими помещения учреждения и перемещаемыми в другое место, включая информацию о местонахождении, примечания к упаковке, размеры ящиков, разрешения, таможенную информацию и документирование транспортных средств (включая информацию курьера).[18]

Ссуды и займы

Управление временной передачей ответственности за объект из музея в другое учреждение или наоборот, включая кредитные договоры, историю ссуд, записи затрат и платежей, упаковочные листы и записи просроченных кредитов.

Прекращение использования и утилизация

Управление и документирование объектов, находящихся отказался и оставление коллекции учреждения путем передачи, продажи, обмена или уничтожения / потери, включая передачу правового титула, записей об одобрении и причин для удаления.[19]

Особенности систем управления коллекциями

Функциональность

Система управления коллекциями должна иметь возможность хранить данные, редактировать данные, удалять данные, получать доступ к данным через запросы, сортировать данные и выводить данные в форме отчетов.[20] Данные хранятся в виде таблиц и вводятся в систему (а иногда и редактируются) с помощью форм. Запросы - это поиски, которые помогают получить определенные данные из системы, а отчеты - «средства, с помощью которых результаты запроса отображаются или распечатываются».[21]

Гибкость

Эффективная CMS, как и хорошая реляционная база данных, не должна иметь повторяющихся записей и не должна требовать, чтобы одна и та же информация записывалась более чем в одном месте в системе. В то же время система должна быть достаточно гибкой, чтобы вместить больше данных по мере расширения коллекций.[22] Пользователь также должен понимать, что не всю информацию необходимо вводить в систему управления коллекциями; например, сложная информация, такая как сложные размеры и измерения. Некоторые учреждения могут не захотеть записывать конфиденциальную информацию, такую ​​как информация о частных донорах, в CMS и вместо этого хранить ее в ручном файле или в отдельном защищенном цифровом файле с указателями на местоположение файла, записанными в CMS.[23] Однако другие утверждают, что такая конфиденциальная информация должна быть записана в CMS для защиты информации в случае бедствия, когда файлы вручную могут быть уничтожены.

Резервное копирование и резервирование

CMS должна иметь «встроенный процесс резервного копирования и восстановления» для защиты данных не только от сбоя оборудования и аварий, но и от человеческих ошибок, которые могут привести к потере или повреждению данных. Избыточные копии информации должны храниться в нескольких местах, а процесс резервного копирования можно автоматизировать.[24]

Стандарты данных

Поскольку компьютеризированная система «требует гораздо большей точности в использовании языка для каталогизации и поиска данных, чем ручная система», данные и стандарты метаданных должны применяться в системе управления коллекциями.[25] Стандарты данных устанавливают правила того, как информация вводится в систему, а данные, которые были введены в систему согласованным образом, позволяют более точные и точные поиск информации и для облегчения обмена данными между различными системами.[26]

Три типа стандартов данных: структура, содержание и ценность:

  • Стандарты структуры данных описывают поля и категории информации (иногда называемые элементами), которые необходимы для идентификации объекта. В музейной CMS эти поля часто включают регистрационный номер, заголовок / имя объекта, изготовителя / создателя объекта, место создания / происхождения, дату создания, размеры, материал и источник объекта (например, имя дарителя или продавец).[27] Примеры широко используемых стандартов структуры данных, используемых для культурных объектов: Дублинское ядро Набор элементов метаданных (DC), Категории описания произведений искусства (CDWA), MARC форматы, наборы элементов Каталогизации объектов культуры (CCO) и VRA (Ассоциация визуальных ресурсов ) Основные категории.[28]
  • Стандарты содержания данных содержат рекомендации по форматированию информации, вводимой в поля, «контролю синтаксиса, стиля, грамматики и сокращений», которые следует использовать.[29] Примеры стандартов содержания данных, используемых в учреждениях, которые собирают предметы культуры, включают Каталогизацию предметов культуры (CCO) и Описание архивов: стандарт содержания (DACS).
  • Стандарты значений данных предоставляют предпочтительные термины и словарь для использования в полях, часто в форме списки авторитетов, лексиконы, словари данных, и тезаурусы. Примеры включают Getty's Тезаурус по искусству и архитектуре (AAT) и Тезаурус географических названий (TGN), Номенклатура 4.0 для каталогизации музеев и Iconclass.[30]

Хотя большинство этих стандартов данных применимы к каталогизации и описанию культурных объектов, также предпринимаются усилия по созданию стандартов данных для коллекций естественной истории. Основанный на Dublin Core, Ядро Дарвина (DwC) Стандарт - это стандарт структуры данных для информации о биоразнообразии, «глоссарий терминов» которого являются «поля» и «элементы», необходимые для каталогизации биологических и естественных исторических образцов и образцов.[31]

Признавая важность стандартов данных для многих пользователей, некоторые разработчики заявляют, что их системы управления коллекциями соответствуют определенным стандартам. Например, CMS Музея Adlib «сертифицирована как SPECTRUM-совместимая с Collections Trust» и «также включает другие международные стандарты, такие как«CIDOC »И Getty« Object ID ».[32]

Безопасность и доступ

Система управления коллекциями должна иметь меры безопасности, которые «гарантируют, что только уполномоченные лица могут вводить, редактировать или просматривать» информацию, содержащуюся в системе.[33] Однако растет спрос на публичный доступ к некоторым коллекциям и информации об объектах, содержащейся в CMS, что «помогает выполнять миссию музея по просвещению общественности и доказывает, что объекты, находящиеся в общественном достоянии, используются на благо общества», в то время как также поощрение сотрудников коллекций к «поддержке элементарного управления коллекциями», обеспечивая точность информации об объекте до того, как она станет общедоступной.[34] Система должна позволять общественности проводить и уточнять поиск общедоступной информации в системе.[35]

Права и воспроизведение

CMS также должна позволять сотрудникам коллекций управлять информацией о правах на воспроизведение объектов, за которые несет ответственность учреждение, включая тип применяемой схемы авторского права (например, авторское право США или Лицензия Creative Commons ), авторские права и цифровые водяные знаки.[36]

Соображения при выборе системы

Поскольку у каждого музея разные потребности, музей должен требующий оценки перед выбором системы управления коллекциями. Музей должен определить, какими процессами коллекций он должен управлять системой.[37] Музей также должен определить, кто будет использовать систему, и рассмотреть такие факторы, как размер коллекции (как в настоящем, так и в будущем), технические навыки персонала и бюджет / цены.[38] Еще одна рекомендация - наметить краткосрочные и долгосрочные цели для новой CMS, а затем определить, как система может помочь повысить эффективность музея.[39]

Системы управления информацией о сохранении

Системы управления коллекциями берут свое начало в каталогизации и регистрации, и, следовательно, большинство систем управляют информацией и записями «с точки зрения куратора и управления коллекциями».[40] Информация о сохранении в этих системах часто ограничивается отчетом о состоянии и документированием истории лечения. Хотя некоторые передовые системы позволяют регистраторам управлять задачами рабочего процесса, такими как утверждения и квитанции, большинство систем не могут управлять рабочими процессами сохранения. Многим консерваторам также нужна система, которая может не только хранить и управлять консервационной документацией, но и легко делиться этой информацией с другими консерваторами и учреждениями.

использованная литература

  1. ^ Салли, Периан (8 июля 2006 г.). «Инвентаризация, доступ, интерпретация: эволюция программного обеспечения музейных коллекций» (PDF). Университет Джона Ф. Кеннеди. п. 8. Получено 19 ноября 2015.
  2. ^ Куигли, Сюзанна; Салли, Периан (2010). Компьютеризированные системы. В Ребекке А. Бак; Джин Оллман Гилмор (ред.), MRM5: методы регистрации музеев (5-е изд.), С. 161. Вашингтон, округ Колумбия: AAM Press: Американская ассоциация музеев.
  3. ^ Суонк, Аннамария Пома (сентябрь 2008 г.). «Системы управления коллекциями» (PDF ). Carlibrary.org. п. 15. Получено 15 ноября 2015.
  4. ^ Шмитт, Боб (10 октября 2014 г.). «Системы управления коллекциями». Получено 15 ноября 2015.
  5. ^ Карпиноне, Элана К. (май 2010 г.), Системы управления музейной коллекцией: один размер не подходит всем, п. 11. Проверено 5 декабря 2015 года.
  6. ^ Салли, Периан (8 июля 2006 г.). Опись, доступ, интерпретация: эволюция программного обеспечения музейных коллекций. Университет Джона Ф. Кеннеди, стр. 23-24. Дата обращения 19 ноября 2015.
  7. ^ Салли, Периан (8 июля 2006 г.). Опись, доступ, интерпретация: эволюция программного обеспечения музейных коллекций. Университет Джона Ф. Кеннеди, стр. 29. Проверено 19 ноября 2015 г.
  8. ^ Райбель, Дэниел Б. (2008). Компьютеры. В «Методы регистрации для небольшого музея» (4-е изд.), Стр. 126. Lanham, MD: AltaMira Press.
  9. ^ Карпиноне, Элана К. (май 2010 г.), Системы управления музейной коллекцией: один размер не подходит всем, п. 19. Проверено 5 декабря 2015 года.
  10. ^ Салли, Периан (8 июля 2006 г.). Опись, доступ, интерпретация: эволюция программного обеспечения музейных коллекций. Университет Джона Ф. Кеннеди, стр. 40. Проверено 19 ноября 2015 г.
  11. ^ Салли, Периан (8 июля 2006 г.). Опись, доступ, интерпретация: эволюция программного обеспечения музейных коллекций. Университет Джона Ф. Кеннеди, стр. 26. Проверено 19 ноября 2015 г.
  12. ^ Салли, Периан (8 июля 2006 г.). Опись, доступ, интерпретация: эволюция программного обеспечения музейных коллекций. Университет Джона Ф. Кеннеди, стр. 3. Проверено 19 ноября 2015 года.
  13. ^ Суонк, Аннамария Пома (сентябрь 2008 г.). Системы управления коллекциями, п. 15. Проверено 15 ноября 2015 года.
  14. ^ Шмитт, Боб (10 октября 2014 г.). Системы управления коллекциями. Дата обращения 15 ноября 2015.
  15. ^ Канадская сеть информации о наследии (2012 г.). [1]. Дата обращения 28 февраля 2020.
  16. ^ Карпиноне, Элана К. (май 2010 г.), Системы управления музейной коллекцией: один размер не подходит всем, п. 26. Дата обращения 5 декабря 2015.
  17. ^ Канадская сеть информации о наследии (2012 г.). [2]. Дата обращения 28 февраля 2020.
  18. ^ Карпиноне, Элана К. (май 2010 г.), Системы управления музейной коллекцией: один размер не подходит всем, п. 26. Дата обращения 5 декабря 2015.
  19. ^ Канадская сеть информации о наследии (2012 г.). [3]. Дата обращения 28 февраля 2020.
  20. ^ Райбель, Дэниел Б. (2008). Компьютеры. В «Методы регистрации для небольшого музея» (4-е изд.), Стр. 117-118. Лэнхэм, Мэриленд: AltaMira Press.
  21. ^ Куигли, Сюзанна; Салли, Периан (2010). Компьютеризированные системы. В Ребекке А. Бак; Джин Аллман Гилмор (ред.), «MRM5: методы регистрации музеев» (5-е изд.), Стр. 162. Вашингтон, округ Колумбия: AAM Press: Американская ассоциация музеев.
  22. ^ Куигли, Сюзанна; Салли, Периан (2010). Компьютеризированные системы. В Ребекке А. Бак; Джин Аллман Гилмор (ред.), «MRM5: методы регистрации музеев» (5-е изд.), Стр. 162. Вашингтон, округ Колумбия: AAM Press: Американская ассоциация музеев.
  23. ^ Куигли, Сюзанна; Салли, Периан (2010). Компьютеризированные системы. В Ребекке А. Бак; Джин Аллман Гилмор (ред.), «MRM5: методы регистрации музеев» (5-е изд.), Стр. 169. Вашингтон, округ Колумбия: AAM Press: Американская ассоциация музеев.
  24. ^ Канадская сеть информации о наследии (2012 г.). Контрольный список критериев для программного обеспечения для управления коллекциями - 2012. Дата обращения 14 ноября 2015.
  25. ^ Куигли, Сюзанна; Салли, Периан (2010). Компьютеризированные системы. В Ребекке А. Бак; Джин Аллман Гилмор (ред.), «MRM5: методы регистрации музеев» (5-е изд.), Стр. 173. Вашингтон, округ Колумбия: AAM Press: Американская ассоциация музеев.
  26. ^ Куигли, Сюзанна; Салли, Периан (2010). Компьютеризированные системы. В Ребекке А. Бак; Джин Аллман Гилмор (ред.), «MRM5: методы регистрации музеев» (5-е изд.), Стр. 172. Вашингтон, округ Колумбия: AAM Press: Американская ассоциация музеев.
  27. ^ Райбель, Дэниел Б. (2008). Компьютеры. В «Методы регистрации для небольшого музея» (4-е изд.), Стр. 122. Lanham, MD: AltaMira Press.
  28. ^ Цзэн, Марсия Лэй; Цинь, Цзянь. (2008). Глава 2: Текущие стандарты. В «Метаданных» (стр. 15-32). Нью-Йорк, штат Нью-Йорк: Neal-Schuman Publishers, Inc.
  29. ^ Куигли, Сюзанна; Салли, Периан (2010). Компьютеризированные системы. В Ребекке А. Бак; Джин Аллман Гилмор (ред.), «MRM5: методы регистрации музеев» (5-е изд.), Стр. 172. Вашингтон, округ Колумбия: AAM Press: Американская ассоциация музеев.
  30. ^ Куигли, Сюзанна; Салли, Периан (2010). Компьютеризированные системы. В Ребекке А. Бак; Джин Аллман Гилмор (ред.), «MRM5: Museum Registration Methods» (5-е изд.), Стр. 175-176. Вашингтон, округ Колумбия: AAM Press: Американская ассоциация музеев.
  31. ^ Стандарты информации о биоразнообразии (TDWG). Ядро Дарвина. Дата обращения 5 декабря 2015.
  32. ^ Программное обеспечение Adlib. Музей Адлиба. Дата обращения 5 декабря 2015.
  33. ^ Куигли, Сюзанна; Салли, Периан (2010). Компьютеризированные системы. В Ребекке А. Бак; Джин Аллман Гилмор (ред.), «MRM5: Museum Registration Methods» (5-е изд.), Стр. 162. Вашингтон, округ Колумбия: AAM Press: Американская ассоциация музеев.
  34. ^ Куигли, Сюзанна; Салли, Периан (2010). Компьютеризированные системы. В Ребекке А. Бак; Джин Аллман Гилмор (ред.), «MRM5: методы регистрации музеев» (5-е изд.), Стр. 182. Вашингтон, округ Колумбия: AAM Press: Американская ассоциация музеев.
  35. ^ Канадская сеть информации о наследии (2012 г.). Контрольный список критериев для программного обеспечения для управления коллекциями - 2012. Дата обращения 14 ноября 2015.
  36. ^ Канадская сеть информации о наследии (2012 г.). Контрольный список критериев для программного обеспечения для управления коллекциями - 2012. Дата обращения 14 ноября 2015.
  37. ^ Райбель, Дэниел Б. (2008). Компьютеры. В «Методы регистрации для небольшого музея» (4-е изд.), Стр. 118. Lanham, MD: AltaMira Press.
  38. ^ Козак, Зенобия (январь-февраль 2013 г.), Как выбрать систему управления коллекциями? «МУЗЕЙ». Американская ассоциация музеев. Проверено 13 ноября 2015 года.
  39. ^ «Начните процесс выбора CMS для музея с оценки потребностей». HistoryAssociates.com. Получено 10 ноября 2018.
  40. ^ Канадская сеть информации о наследии (2012 г.). Контрольный список критериев для программного обеспечения для управления коллекциями - 2012. Дата обращения 14 ноября 2015.