Политика управления коллекциями - Collection Management Policy

А Политика управления коллекциями закладывает основу того, как музей справляется с ситуациями, связанными с их коллекцией. Его можно определить как «подробное письменное заявление, объясняющее, почему музей работает и как он ведет свою деятельность. Политика формулирует профессиональные стандарты музея в отношении предметов, оставленных на его попечение, и служит ориентиром для персонала ».^[1] Поскольку музеи часто сталкиваются с вопросами, касающимися того, какие предметы они должны приобрести, как справиться с удалением или передачей предметов из коллекции или стандартами ухода за предметами; Крайне важно иметь хорошо написанную политику, которая может помочь предотвратить возможные проблемы со стороны музея. Профилактика - лучший подход при работе с операциями и объектами в коллекции, поэтому политика - важный документ, который можно рассматривать почти как границы, установленные, чтобы помочь гарантировать, что музей остается верным своей миссии, а также обеспечивает наилучший уход для коллекции.

Написание политики

При написании политики убедитесь, что она охватывает все возможные факторы, которые могут повлиять на музейную коллекцию, деятельность или персонал. Важно отметить, что не все музеи созданы одинаково, и поэтому им придется иметь дело со своими уникальными ситуациями. Имея это в виду, необходимо также отметить, что «политика управления коллекциями должна быть написана таким образом, чтобы удовлетворять потребности конкретного музея, его коллекций и использования этих коллекций».^[2] Чтобы гарантировать, что письменный полис может быть использован, музей должен знать текущие практики и стандарты, которые необходимо включить. Политика также должна быть простой в применении, но при этом не должна быть чрезмерно сложной. На начальных этапах этого процесса музей и сотрудники должны работать вместе, чтобы разработать процедуры, пересмотреть политику и, при необходимости, пересмотреть, пока политика не будет завершена. Есть много того, что нужно учитывать, и довольно много работы, которая требуется для написания этого типа политики, но, как отмечает Американский альянс музеев, «процесс создания и реализации политики гораздо более важен и полезен для музея, чем актуальная политика. Политика может показаться конечным результатом, но на самом деле конечным результатом является широкое понимание этических норм и процедур, которые влияют на то, как работает музей ».^[3]

Что должна включать политика

Хотя все музеи разные, ниже приведены некоторые из общих ключевых факторов, которые музей должен учитывать в своей политике.

Вводный раздел

Учитывая, что почти каждое решение, которое принимает музей, принимается заявление о миссии в виду, важно, чтобы это было включено в политику. В заявлении о миссии говорится о направленности музея с точки зрения его целей, а также его ролей и ответственности перед публикой и коллекциями. Это утверждение помогает определить все, что делает музей, и на него следует регулярно ссылаться, чтобы решения по-прежнему соответствовали первоначальной цели музея. Заявления о миссии музея должны соответствовать стандартам Американский альянс музеев.^[4]

В дополнение к заявлению о миссии политики обычно включают раздел, в котором описывается объем коллекции. Это полезная часть политики, которая «рассматривает историю коллекции; рассматривает его сильные и слабые стороны и текущее использование; и говорится, что музей собирает, а что не собирает ». В политика коллекций или же критерий отбора Библиотеки, архива или музейной коллекции - это заявление о приоритетах учреждения в отношении приобретения новых материалов. Политики коллекций определяют процесс создания коллекции.

Даже самые крупные, наиболее финансируемые и самые известные библиотеки (такие как Библиотека Конгресса, то Британская библиотека и Стэндфордский Университет ) не могу приобрести, дом, каталог и поддерживать все работы,^[5] поэтому для выбора того, что следует приобрести, требуется политика или набор критериев. Как правило, политика коллекций связана с миссией или целью библиотеки: например, национальные библиотеки собирать материалы, относящиеся к этой стране или опубликованные на территории этой страны, академические библиотеки обычно собирают материалы, используемые в обучении и исследованиях в учреждении, которое они обслуживают^[6] публичные библиотеки собирают материалы, которые должны удовлетворить потребности обслуживаемой ими публики.

Примеры политик коллекций включают:

• Заявления о политике сбора^[7] Библиотека Конгресса (по полям)
• Заявление о политике коллекционирования Мемориальной библиотеки Б. Дэвиса Шварца^[8] на Университет Лонг-Айленда
• Политика коллекций^[9] из Национальная библиотека Новой Зеландии (интегрированная цифровая и физическая политика)
• Политика сбора и хранения^[10] за САЙТ (цифровая библиотека )

Политика коллекций не только устанавливает приоритеты при закупке материалов, но и служит руководством, когда библиотекам предлагаются в дар материалы или пожертвования. Приобретение материалов может быть менее затратным, чем затраты на обработку (сортировка, каталогизация и т. Д.) И долгосрочное хранение многих материалов, и даже свободный подарки библиотекам обычно сопряжены с расходами.

Этот вводный раздел может также включать в себя историю музея,

Приобретения

В разделе политики, касающемся приобретений, указывается, следует ли включать предлагаемые объекты в коллекцию музея. В этом разделе политика также будет включать в себя, кто участвует в этом процессе принятия решений, и будет ли музей приобретать объект на постоянной или краткосрочной основе. Эти приобретения должны вписываться в объем коллекции, обозначенной музеем. Эта часть политики может также включать информацию, касающуюся поступлений от пожертвований и обеспечения того, чтобы все приобретенные объекты имели надлежащее право собственности и были получены законным путем.^[2] Часть политики приобретения, как правило, также включает руководящие принципы работы с хранением, потенциальным использованием и авторским правом.

Выходов

Прекращение доступа - это «процесс, используемый для окончательного удаления объекта из коллекции музея или для документирования причин принудительного удаления».^[11] Как и в случае с новыми приобретениями, в политике будут подробно описаны шаги, которые музей предпримет при рассмотрении вопроса о безвозвратном удалении объекта из коллекции. Также укажите причины, по которым объект следует удалить, кто может предложить удаление и кто имеет окончательное голосование при удалении. Надлежащие методы вывоза и то, как музей будет использовать вырученные средства в случае продажи объекта, также являются ключевыми факторами, которые необходимо включить в политику. Музеи часто заявляют о своей приверженности Кодексу этики для музеев Американского альянса музеев, чтобы убедиться, что «утилизация коллекций посредством продажи, торговли или исследовательской деятельности осуществляется исключительно для продвижения миссии музея».^[3]

Займы

Раздел политики ссуды обычно включает процедуры как для входящих, так и исходящих ссуд. Сильная кредитная политика гарантирует, что ссуда будет способствовать достижению цели музея, что за объектом будут должным образом ухаживать и что система регистрации сможет отслеживать объект в течение всего срока ссуды ".^[12] Некоторые другие ключевые моменты в этой части политики относятся к тому, кому музей ссудит; учреждениям, а не частным лицам, что объект, предоставленный взаймы, по-прежнему соответствует миссии музея и объему коллекции, потребностям страхования, сроку кредита и использованию фотографий.

Уход за коллекциями

Музеи служат цели защиты и сохранения объектов в своей коллекции. Чтобы обеспечить наилучший уход за объектами, музей использует эту часть политики для устранения всех факторов, относящихся к уходу за музейной коллекцией. Он также определит ключевых сотрудников, требуемый уровень подготовки для работы с объектами и тех, кто имеет доступ к коллекции. В этом разделе будут установлены стандарты, относящиеся к таким темам, как музейное хранение, комплексная борьба с вредителями, сохранение, управление записями, инвентаризация и управление рисками. В политике необходимо четко указать обязанности каждого сотрудника по защите объектов в коллекции.

Место хранения

Вполне вероятно, что не все экспонаты музея будут выставлены на одной выставке. Поэтому важно, чтобы в политике были изложены стандарты хранения, будь то локальное или удаленное. Политика адресует надлежащие условия окружающей среды в помещениях для хранения таких вещей, как уровень освещенности, температура и относительная влажность. В этой части политики также будут изложены стандарты, которые касаются правильной упаковки объектов в хранилище, чтобы гарантировать, что используются надлежащие материалы и что подобные объекты сгруппированы вместе.

Комплексная борьба с вредителями

Комплексная борьба с вредителями играет важную роль в защите музейных предметов от вредителей. В этом разделе политики музей рассматривает то, что музей планирует сделать, чтобы не допустить попадания вредителей в музей. Он также может касаться любых продуктов, которые можно и нельзя использовать в музее или на самих объектах. При планировании готовности политика будет определять, как музей будет реагировать и кому он должен сообщать о любых подозрительных действиях.

Сохранение

Музеи прилагают все усилия, чтобы обеспечить надлежащий уход за объектами в коллекции, но время от времени все же требуется консервация, чтобы поддерживать объекты в их идеальном состоянии. В части политики, касающейся сохранения, будет указано, кто имеет окончательное голосование по вопросу о том, можно ли обрабатывать объекты, есть ли у персонала обязанности, связанные с активным мониторингом объектов, и как музей покроет расходы на финансирование сохранения. В нем также будут указаны конкретные реставраторы, с которыми можно связаться, а также сведения о том, существуют ли какие-либо методы лечения, запрещенные для использования. Если у музея есть долгосрочный план консервации, его можно упомянуть здесь.^[3]

Управление записями и документация

Это одна из ключевых ролей сотрудников, работающих с коллекциями. Без надлежащей документации объект почти не существует. Поэтому совершенно необходимо, чтобы политика соответствовала стандартам, относящимся к надлежащему управлению записями и документации, относящейся к объектам в коллекции. Как отмечает Американский альянс музеев, «при написании этого раздела музеи обычно ссылаются на типы созданных записей, информацию, содержащуюся в каждой записи, стороны, ответственные за ведение и документирование записей, а также любые процедуры и системы резервного копирования».^[13]

Запасы

Инвентарь коллекции музея используется для обеспечения того, чтобы все предметы в коллекции учтены и находятся в правильном месте. В этом разделе политики будут указаны шаги, которые необходимо предпринять при выполнении инвентаризации. Также будет рассмотрено, как часто музей проводит всеобъемлющую инвентаризацию и выборочную инвентаризацию. Комплексные инвентаризации включают проверку всей коллекции, при которой выборочная инвентаризация имеет дело с выбранным количеством случайных объектов в коллекции, которые необходимо найти и проверить на наличие инвентаря. В этой части политики также указываются шаги, которые необходимо предпринять, и кого уведомлять, если что-то отсутствует.

Управление рисками

Сотрудники музея могут надеяться, что катастрофа никогда не случится, но для музеев важно иметь план на случай, если таковой случится. Управление рисками в отношении политики управления коллекциями будет учитывать, что делает музей, чтобы наилучшим образом защитить объекты. Сюда входят темы, касающиеся противопожарной защиты, способов предотвращения плесени и безопасности. В музее также должен быть план действий в чрезвычайных ситуациях.

Примеры политики

Как указывалось ранее, не все политики будут одинаковыми. Не существует шаблона, который можно было бы использовать, но ниже приведены примеры политик, на которые может быть полезно ссылаться при написании политики.

• Метрополитен-музей^[14]
• Музей науки и истории из Jacksonville, Inc.^[15]
• Национальный музей естественной истории^[16]
• Музей американского искусства Уитни^[17]

Рекомендации